[vc_row][vc_column][vc_column_text]تلفن گویا (IVR)
سیستم تلفن گویا(IVR)، به عنوان یک سیستم پاسخگویی ۲۴ ساعته به تماسهای تلفنی، در شرکت ها، سازمانها، مراکز و… مورد استفاده قرار می گیرد. سازمان ها می‌توانند بر حسب نیاز خود نحوه ارائه خدمات از طریق خطوط تلفن را مشخص نماید.
در این سیستم پس از برقراری تماس و پخش پیام خوش آمد، سیستم از تماس گیرنده تقاضا می‌کند که با فشردن یک کلید وارد منوی اصلی برنامه شود و پس از آن عملیات مختلف توسط فشردن کلیدهای مربوطه انجام می شود.
اهداف اصلی سامانه عبارتست از:
- پاسخگویی و ارائه خدمات بطور شبانه روزی به مخاطبان
- کاهش مراجعات حضوری
- امکان تسریع و تسهیل تماس
- کاهش تعداد تماس های ناموفق
- کاهش هزینه سازمان و بالا بردن بازده کل سازمان
- امکان تسریع و تسهیل ارتباط مخاطبان با سازمان
- ارائه انتقاد، پیشنهاد، شکایات، پیگیری شکایات و نظرسنجی
- برقراری ارتباط مستقیم با مسئولین سازمان از طریق صندوق پیام
سامانه گویای ساناسیستم بصورت Modular طراحی و تولید شده است، این ویژگی به کاربر امکان انتخاب داده و از تحمیل هزینه بخش‌هایی که مورد نیاز کاربر نمی‌باشد جلوگیری می‌نماید.
بخش های اصلی سامانه گویای ساناسیستم عبارتست از:
اطلاع رسانی
این سیستم جهت معرفی فعالیتهای سازمان، نحوه ارتباط با بخشهای مختلف، نحوه استفاده از خدمات و تسهیلات همچنین اطلاع از قوانین، بخشنامه‌ها و آئین نامه‌های اجرائی سازمان بکار می‌رود. در این سیستم، اطلاعات در قالب ساختار درختی ارائه می‌گردد و هیچ‌گونه محدودیتی از نظر حجم اطلاعات و تعداد زیرشاخه‌ها وجود ندارد و در ضمن امکان تعریف و تغییر ساختار اطلاعات توسط کاربر نیز میسر است.
این سیستم باعث تسریع و تسهیل امر اطلاع‌رسانی و پاسخگویی به درخواست مخاطب می‌گردد و از این طریق می توان در تمام طول شبانه‌روز و بدون خطا، مخاطبان سازمان را راهنمایی نمود و در هزینه نیروی انسانی نیز صرفه‌جویی بعمل آورد. همچنین استقرار این سیستم در قالب سیستم نظرات و پیشنهادات باعث می شود مخاطبان پیشنهادات و انتقادات خود را به راحتی مطرح نمایند و یک ارتباط مستقیم و مستمر میان سازمان و مخاطبین برقرار شود. از این سیستم می توان در قالب طرح نظرسنجی نیز بهره جست.
اپراتور خودکار ( Auto Attendant )
عملکرد این سیستم مشابه اپراتور انسانی بوده و جهت ارتباط تماس‌گیرنده با داخلی مورد نظر بدون نیاز به اپراتور انسانی بکار می‌رود. این سیستم پس از تشخیص زنگ تماس‌گیرنده به طور اتوماتیک تماس را پاسخ داده و با دریافت اطلاعات اولیه، تماس‌گیرنده را به شخص یا بخش مورد نظر متصل می نماید. در صورت عدم اطلاع تماس‌گیرنده از داخلی مورد نظر، سیستم تماس‌گیرنده را به اپراتور وصل می‌نماید و اطلاعات تکمیلی از طریق اپراتور انسانی ارائه خواهد شد.
این سیستم باعث بهبود سطح کیفیت خدمت‌رسانی می گردد و بطور شبانه‌روزی و بدون خطا در دسترس می‌باشد.
پست صوتی (Voice Mail )
در این زیرسیستم برای هر یک از اعضای سازمان یک صندوق صوتی اختصاص داده می‌شود و کلیه افراد (داخل یا خارج سازمان) می توانند ضمن تماس با سامانه و با واردکردن شماره اختصاصی صندوق پستی فرد مورد نظر، برای وی پیغام بگذارند و صاحب صندوق در هر لحظه ( از داخل یا خارج سازمان ) امکان کنترل پیغامهای رسیده را دارد. این پیغامها توسط صاحب صندوق از طریق یک ایستگاه کاری و یا از طریق تماس تلفنی قابل پخش، قابل پاسخگویی و یا ارسال به صندوق دیگر می باشند. سطوح امنیتی سامانه به گونه‌ای طراحی شده که فقط شخص صاحب صندوق پس از ورود رمز خود، امکان دسترسی به پیغامهای صندوق را دارد.
پرسش و پاسخ (ManagerQuestion)
در این زیرسیستم تماس‌گیرنده ضمن تماس با سامانه، پرسش خود را در قالب پیام صوتی مطرح می‌نماید و سیستم بطور اتوماتیک کد رهگیری منحصر به فردی را به آن تخصیص می‌دهد و ضمن هدایت پیام صوتی (سوال) به مسئول مربوطه، امکان پاسخگویی به آن را میسر می‌نماید و پس از گذشت مدت زمان معین، تماس‌گیرنده با تماس مجدد با سامانه، می‌تواند سوال خود را پیگیری نموده و از طریق کد رهگیری پاسخ سوال خود را دریافت نماید.
ارسال پیام کوتاه ( SMS )
این زیر سیستم در قالب یک Plug in به سیستم پست صوتی یا پرسش و پاسخ اضافه می‌گردد و به صاحب صندوق پستی این امکان را می‌دهد که با اخطار پیام کوتاه از وضعیت صندوق پستی خود با خبر شود .به عنوان مثال این زیر سیستم می‌تواند پس از دریافت تعداد سه عدد پیام صوتی و عدم بازبینی آنها توسط صاحب صندوق، با ارسال یک پیام کوتاه به صاحب صندوق اخطار بدهد تا صندوق صوتی خود را بررسی کند.
ارسال پست الکترونیکی ( E-Mail )
این زیر سیستم در قالب یک Plug in به سیستم پست صوتی یا پرسش و پاسخ اضافه می‌گردد و به صاحب صندوق پستی این امکان را می‌دهد تا سیستم گویا را به صورتی تنظیم کنند که پیام های صوتی و فاکس آنها بصورت خودکار به صندوق پست الکترونیکی آنها که می تواند به صورت محلی و یا برروی Internet باشد، فرستاده شود.
امکان اتصال به بانک اطلاعاتی Application های سازمان
این سیستم در مواردی که اطلاع‌رسانی بر مبنای اطلاعات پویا (محتویات بانک اطلاعاتی) مانند رزور وقت، اطلاعات پرسنلی، حسابهای بانکی و از این قبیل موارد می‌باشد، کاربرد دارد و کاربر می‌تواند با وارد کردن شماره پرسنلی، شماره حساب و یا موارد مشابه از میزان مانده مرخصی، مانده وام ، موجودی حساب و یا سایر موارد اطلاع حاصل نماید.
این سامانه امکان ارتباط با کلیه بانکهای اطلاعاتی متداول از قبیل SQL Server، Oracle، Access، Btrieve و بانکهای اطلاعاتی کامپیوترهای Mainframe مانند Supra و از این قبیل موارد را دارد.
سیستم از ضریب امنیتی بسیاربالایی برخوردار است و امکان تعریف سطوح دسترسی کاربران میسر است. این سیستم با هدف کاهش حجم ترافیک سازمان و آزادکردن وقت مفید کارکنان سازمان و ارائه خدمات ویژه به ارباب رجوع، طراحی شده است. تماس گیرندگان نیز در هر ساعت از شبانه روز امکان دسترسی به اطلاعات بروز شده را خواهند داشت.
ارسال و دریافت نمابر ( فکس سرور )
در این زیر سیستم، کاربر ضمن تماس با سیستم دربرخی ازمنوها، امکان ارسال یا دریافت اطلاعات از طریق دستگاه فکس خود را دارد. این اطلاعات شامل اطلاعات از پیش آماده شده و همچنین اطلاعات مبتنی بر جستجوی در بانک اطلاعاتی می‌باشد.
ابزار طراحی و توسعه سامانه (VOC designer)
این ابزار امکان طراحی و توسعه سناریوی سامانه گویا را به کار بر نهایی می‌دهد، کاربری بسیار آسان همچنین عدم نیاز به اطلاعات فنی بالا از ویژگی‌های منحصر به فرد این ابزار می‌باشد. این ابزار بطور کامل توسط این شرکت طراحی و تولید شده است و در مقایسه با نمونه های خارجی از انعطاف بسیار بالاتربی برخوردار می‌باشد.
مشخصات و کارکردهای مهم سیستم تلفن گویای شرکت ساناسیستم
| ردیف | ویژگی | آری / خیر | توضیحات |
| ۱ | سیستم عامل سرویس دهنده (Server) | آری | Windows Server 2003/ 2008 |
| ۲ | سیستم عامل سرویس گیرنده (Client) | آری | مستقل از سیستم عامل |
| ۳ | پشتیبانی پایگاه داده‌ها (…. ,Oracle, MS SQL Server) | آری | |
| ۴ | عدم وابستگی نرم‌افزار به سخت‌افزار | آری | |
| ۵ | ماژولاریتی، اعتمادپذیری و مقیاس‌پذیری | آری | |
| ۶ | امکان اجرای مستقل و همزمان برنامه‌های مختلف بر روی یک کارت (هر خط از یک کارت می‌تواند نرم‌افزار مستقل خود را اجرا نماید، حداکثر به تعداد پورتهای کارت) | آری | |
| ۷ | امکان تعویض نرم‌افزار سرویس دهنده هر خط در زمان اجرای سیستم بدون نیاز به توقف نرم‌افزار | آری | |
| ۸ | ارائه اطلاعات در قالب ساختار درختی | آری | |
| ۹ | عدم وجود هیچ‌گونه محدودیتی از نظر حجم اطلاعات و تعداد زیرشاخه‌ها | آری | |
| ۱۰ | امکان تعریف و تغییر ساختار اطلاعات توسط کاربر | آری | |
| ۱۱ | امکان معرفی فعالیتهای سازمان، نحوه ارتباط با بخشهای مختلف، نحوه استفاده از خدمات و تسهیلات | آری | |
| ۱۲ | استقرار این سیستم در قالب سیستم نظرات و پیشنهادات و طرح نظر سنجی | آری | |
| ۱۳ | اطلاع از قوانین، بخشنامه‌ها و آئین نامه های اجرائی سازمان | آری | |
| ۱۴ | پاسخ تماس بصورت خودکار | آری | |
| ۱۵ | اتصال تماس‌گیرنده به شخص یا بخش مورد نظر | آری | |
| ۱۶ | اتصال تماس‌گیرنده به اپراتور، در صورت عدم اطلاع تماس‌گیرنده از داخلی مورد نظر | آری | |
| ۱۷ | امکان اتصال به سایر بانک های اطلاعاتی | آری | |
| ۱۸ | بهبود سطح کیفیت خدمت‌رسانی | آری | |
| ۱۹ | اختصاص یک صندوق صوتی برای هر یک از اعضای سازمان | آری | |
| ۲۰ | امکان کنترل پیغامهای رسیده توسط صاحب صندوق در هر لحظه ( از داخل یا خارج سازمان ) | آری | |
| ۲۱ | امکان تعیین محدودیت جهت دسترسی به پیغامهای صندوق | آری | |
| ۲۲ | قابلیت ارسال پیغام ها به صندوق صوتی دیگر | آری | |
| ۲۳ | امکان طرح پرسش توسط شخص تماس گیرنده | آری | |
| ۲۴ | اختصاص کد رهگیری بصورت اتوماتیک توسط سیستم | آری | |
| ۲۵ | امکان هدایت پیام صوتی (سئوال) به مسئول مربوطه توسط سیستم | آری | |
| ۲۶ | امکان اخطار پیام کوتاه بصورت اتوماتیک به صاحب صندوق جهت اطلاع از وضعیت صندوق پستی خود | آری | |
| ۲۷ | امکان ارسال پیام های صوتی و فاکس آنها بصورت خودکار به پست الکترونیکی صاحب صندوق | آری | |
| ۲۸ | برخوردار بودن سیستم از ضریب امنیتی بسیاربالا | آری | |
| ۲۹ | امکان تعریف سطوح دسترسی کاربران | آری | |
| ۳۰ | امکان ارسال یا دریافت اطلاعات از طریق فکس | آری | |
| ۳۱ | امکان ارسال اطلاعات مبتنی بر جستجو در بانک اطلاعاتی از طریق فکس | آری | |
| ۳۲ | امکان ارسال اطلاعات از پیش آماده شده از طریق فکس | آری |
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
